Algemene voorwaarden
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving, deelname en rechtsverhouding tussen Stichting Activiteiten AV NOP en de deelnemer aan de Fish Potato Run.
Artikel 1 – Definities en organisatie
1.1 De Fish Potato Run (hierna: het evenement) is het door Stichting Activiteiten AV NOP georganiseerde hardloopevenement van Urk naar Emmeloord, met daaronder begrepen de 8 Engelse Mijl, de 4 Engelse Mijl, de Business Run en de door of namens de organisatie aangeboden kidsruns en aanverwante onderdelen die onder de naam Fish Potato Run worden georganiseerd.
1.2 De organisatie is Stichting Activiteiten AV NOP, gevestigd te Emmeloord, handelend onder de naam Fish Potato Run.
1.3 Onder deelnemer wordt verstaan iedere natuurlijke persoon die zich op geldige wijze heeft ingeschreven voor deelname aan een onderdeel van het evenement.
1.4 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere inschrijving, deelname en daarmee samenhangende rechtsverhouding tussen de organisatie en de deelnemer. Het deelnemers- en wedstrijdreglement van de Fish Potato Run maakt integraal onderdeel uit van de deelnamevoorwaarden.
Artikel 2 – Inschrijving en totstandkoming deelname
2.1 Inschrijving vindt plaats via het door de organisatie aangewezen inschrijfkanaal door het volledig en naar waarheid invullen van het inschrijfformulier en betaling van het verschuldigde inschrijfgeld.
2.2 Met de inschrijving verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met deze algemene voorwaarden, het reglement en de informatie op de officiële website van het evenement.
2.3 De organisatie mag een inschrijving weigeren, ongeldig verklaren of een deelnemer uitsluiten indien onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt, niet aan deelnamevoorwaarden is voldaan, of sprake is van handelen in strijd met deze algemene voorwaarden, het reglement of aanwijzingen van de organisatie.
2.4 Indien de deelnemer minderjarig is, wordt de inschrijving verricht door of met uitdrukkelijke toestemming van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, die tevens instemt met deze algemene voorwaarden en het reglement. De minderjarige deelnemer kan, indien de organisatie daarom vraagt, aantonen dat deze toestemming is verleend.
Artikel 3 – Startbewijs, overdracht en restitutie
3.1 Het startbewijs is persoonlijk en mag uitsluitend worden gebruikt door de deelnemer op wiens naam de inschrijving staat.
3.2 Overdracht van een startbewijs aan een andere persoon is uitsluitend toegestaan indien en voor zover de organisatie daarvoor een procedure heeft opengesteld. De wijziging is pas geldig nadat de organisatie de wijziging schriftelijk of digitaal heeft bevestigd en eventuele wijzigingskosten volledig zijn voldaan.
3.3 Tenzij de organisatie uitdrukkelijk anders heeft bepaald, bestaat bij vrijwillige afmelding, niet verschijnen aan de start, ziekte, blessure of andere persoonlijke omstandigheden van de deelnemer geen recht op restitutie van het inschrijfgeld.
3.4 Ook indien de deelnemer door de organisatie rechtsgeldig wordt uitgesloten van deelname wegens handelen in strijd met deze algemene voorwaarden of het reglement, bestaat geen recht op restitutie.
3.5 Indien de organisatie in een individueel geval besluit tot gehele of gedeeltelijke restitutie of doorschuiving naar een volgende editie, is dat een onverplichte coulanceregeling. De organisatie mag daarbij redelijke administratie- en verwerkingskosten inhouden.
3.6 Indien de organisatie een officiële annulerings- of overdrachtsregeling publiceert op de website, maakt die regeling onderdeel uit van deze voorwaarden.
Artikel 4 – Deelname, gezondheid en instructies
4.1 De deelnemer is zich ervan bewust dat deelname aan het evenement lichamelijke inspanning en risico’s met zich brengt en verklaart naar beste weten in staat te zijn op verantwoorde en veilige wijze aan het evenement deel te nemen.
4.2 De deelnemer blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de inschatting of deelname medisch verantwoord is. De organisatie adviseert de deelnemer om bij twijfel vooraf medisch advies in te winnen.
4.3 De organisatie mag een deelnemer de start weigeren, uit het evenement halen of verdere deelname beëindigen indien dit naar het oordeel van de organisatie noodzakelijk is in verband met veiligheid, gezondheid, openbare orde, overschrijding van limieten of een goede organisatie van het evenement.
4.4 De deelnemer is verplicht aanwijzingen van de organisatie, vrijwilligers, verkeersregelaars, jury, hulpdiensten, politie en andere bevoegde functionarissen onmiddellijk op te volgen.
Artikel 5 – Aansprakelijkheid
5.1 Deelname aan het evenement geschiedt op eigen risico van de deelnemer.
5.2 Behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de organisatie en voor zover uitsluiting wettelijk is toegestaan, is de organisatie niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde deelnamevreugde, gemiste prestaties, reis- en verblijfskosten of andere kosten van de deelnemer die verband houden met de inschrijving, deelname, wijziging, onderbreking of annulering van het evenement.
5.3 De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van eigendommen van de deelnemer, tenzij sprake is van een wettelijke bewaarplicht of bewaarneming door de organisatie.
5.4 Voor zover rechtens toegestaan strekken de in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen mede ten behoeve van door de organisatie bij het evenement ingeschakelde vrijwilligers, medewerkers, juryleden, medische hulpverleners, sponsoren en uitvoerende partners die een directe rol hebben bij de organisatie van het evenement.
5.5 De deelnemer is tegenover de organisatie aansprakelijk voor schade die door zijn of haar handelen of nalaten in strijd met deze algemene voorwaarden, het reglement of gegeven instructies wordt veroorzaakt.
Artikel 6 – Verzekering en eigen verantwoordelijkheid
6.1 De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor het beschikken over een toereikende verzekering tegen schade, letsel, ziekte en overlijden voor zover hij of zij dat wenselijk acht.
Artikel 7 – Wijziging, onderbreking, annulering en overmacht
7.1 De organisatie mag het evenement of onderdelen daarvan wijzigen, onderbreken, verplaatsen, inkorten of annuleren indien omstandigheden dat naar haar redelijk oordeel noodzakelijk maken.
7.2 Onder overmacht wordt onder meer verstaan: extreme weersomstandigheden, natuurrampen, pandemieën of epidemieën, dreiging of verstoring van de openbare orde of veiligheid, brand, stakingen, uitval van essentiële voorzieningen, overheidsmaatregelen, het ontbreken of intrekken van vergunningen, of andere omstandigheden buiten de redelijke invloedssfeer van de organisatie.
7.3 In geval van annulering, verplaatsing, onderbreking of wezenlijke wijziging door overmacht bestaat geen recht op restitutie van inschrijfgelden of vergoeding van andere kosten, tenzij de organisatie uitdrukkelijk anders beslist.
7.4 Indien het evenement om andere redenen door de organisatie wordt geannuleerd voordat de deelnemer feitelijk heeft deelgenomen, bepaalt de organisatie of en in welke mate restitutie, omzetting naar een tegoed of doorschuiving naar een volgende editie plaatsvindt.
7.5 Bekendmakingen over wijzigingen of annulering vinden plaats via de officiële website van het evenement en, indien de organisatie daarvoor kiest, via aanvullende door haar aangewezen communicatiekanalen.
Artikel 8 – Persoonsgegevens
8.1 De organisatie verwerkt persoonsgegevens van deelnemers voor zover dat noodzakelijk is voor de totstandkoming en uitvoering van de deelnameovereenkomst, de organisatie en veiligheid van het evenement, deelnemerscommunicatie, uitslagverwerking, incidentafhandeling en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
8.2 De organisatie verwerkt, afhankelijk van het onderdeel, onder meer de volgende categorieën persoonsgegevens: naam, adres- en woonplaatsgegevens, geboortedatum of leeftijdscategorie, geslacht indien relevant voor indeling of uitslagen, contactgegevens, noodcontactgegevens, betaalgegevens, team- of verenigingsgegevens, startnummergegevens en wedstrijdresultaten.
8.3 Persoonsgegevens worden uitsluitend verstrekt aan derden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, zoals het inschrijfplatform, betaaldienstverlener, tijdregistratiepartner, IT-dienstverlener, medische ondersteuning of bevoegde autoriteiten.
8.4 De grondslag voor deze verwerking is in beginsel de uitvoering van de overeenkomst tussen deelnemer en organisatie. Voor verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het evenement, vraagt de organisatie afzonderlijk toestemming indien dat wettelijk vereist is.
8.5 Naam, startnummer, woonplaats, categorie en wedstrijdresultaten van deelnemers kunnen worden gepubliceerd in start- en uitslagenlijsten, op de website en in verslaglegging over het evenement, voor zover dit gebruikelijk is bij sportevenementen.
8.6 De organisatie bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de in dit artikel genoemde doeleinden en werkt de verdere uitwerking uit in een aparte privacyverklaring op de website.
Artikel 9 – Foto-, video- en ander beeldmateriaal
9.1 Tijdens het evenement kan de organisatie of een door haar ingeschakelde partij beeldmateriaal maken voor verslaglegging, sfeerimpressies en promotie van het evenement of van toekomstige edities.
9.2 Beeldmateriaal waarop de deelnemer slechts als onderdeel van de openbare evenementensfeer voorkomt, mag door de organisatie worden gebruikt voor redactionele, informatieve en gebruikelijke promotionele doeleinden van het evenement.
9.3 Indien herkenbaar beeldmateriaal van een deelnemer individueel of prominent wordt ingezet voor commerciële exploitatie, sponsorcampagnes of andere doeleinden die verder gaan dan normale evenementcommunicatie, zal de organisatie daarvoor, voor zover wettelijk vereist, afzonderlijk toestemming vragen.
9.4 Een deelnemer die een zwaarwegend bezwaar heeft tegen publicatie van herkenbaar beeldmateriaal kan contact opnemen met de organisatie. De organisatie beoordeelt zo’n verzoek met inachtneming van privacywetgeving, pers- en informatievrijheid en de praktische uitvoerbaarheid.
Artikel 10 – Wijzigingen van de voorwaarden en geschillen
10.1 De organisatie mag deze algemene voorwaarden wijzigen voor zover het gaat om wijzigingen van ondergeschikte betekenis, wijzigingen die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke organisatie van het evenement, of wijzigingen die noodzakelijk zijn in verband met veiligheid, wet- en regelgeving of overheidsvoorschriften.
10.2 Wijzigingen worden tijdig bekendgemaakt via de officiële website. Indien sprake is van een wezenlijke wijziging die de positie van de deelnemer materieel nadelig beïnvloedt, zal de organisatie de deelnemer een redelijke mogelijkheid bieden om de inschrijving te annuleren en, voor zover passend, restitutie van het inschrijfgeld te ontvangen.
10.3 Op deze algemene voorwaarden en op deelname aan het evenement is Nederlands recht van toepassing.
10.4 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de wettelijke regels, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
DEELNEMERS- EN WEDSTRIJDREGLEMENT
Dit reglement bevat de operationele en praktische wedstrijdregels voor deelname aan de Fish Potato Run.
Artikel 1 – Toepasselijkheid
1.1 Dit reglement is van toepassing op iedere deelnemer aan de Fish Potato Run.
1.2 Op deelname zijn tevens de algemene voorwaarden van Stichting Activiteiten AV NOP van toepassing.
Artikel 2 – Wedstrijdkader
2.1 Het evenement wordt georganiseerd onder auspiciën van de Atletiekunie. Het toepasselijke bondsreglement geldt voor zover dat van toepassing is en voor zover daarvan niet rechtsgeldig wordt afgeweken.
2.2 In gevallen waarin dit reglement, de algemene voorwaarden of het bondsreglement niet voorzien, beslist de organisatie.
Artikel 3 – Onderdelen van het evenement
3.1 De Fish Potato Run bestaat onder meer uit de 8 Engelse Mijl, de 4 Engelse Mijl, de Business Run en de door de organisatie aangekondigde kidsruns en tienerruns.
3.2 De organisatie bepaalt per editie de exacte onderdelen, afstanden, starttijden, deelnemerslimieten, categorieën en klassementen. De actuele informatie wordt gepubliceerd op de officiële website van het evenement.
Artikel 4 – Startnummer en tijdregistratie
4.1 De deelnemer dient het verstrekte startnummer op de door de organisatie voorgeschreven wijze zichtbaar te dragen gedurende het onderdeel waaraan wordt deelgenomen.
4.2 Indien gebruik wordt gemaakt van elektronische tijdregistratie, dient de deelnemer het registratiemiddel op de voorgeschreven wijze te gebruiken. De organisatie streeft naar correcte registratie, maar kan geen absolute foutloosheid garanderen.
4.3 Het startnummer en eventuele tijdregistratiechip of RFID-tag mogen niet worden gewijzigd, vervalst of gebruikt door een ander dan de ingeschreven deelnemer.
Artikel 5 – Parcours, veiligheid en instructies
5.1 De deelnemer volgt het door de organisatie uitgezette parcours en houdt zich aan de geldende verkeersregels en aan aanwijzingen van organisatiepersoneel, verkeersregelaars, hulpdiensten en andere bevoegde functionarissen.
5.2 Het parcours kan geheel of gedeeltelijk over de openbare weg, fietspaden of tijdelijk afgesloten trajecten lopen. De deelnemer blijft verplicht zich zodanig te gedragen dat de eigen veiligheid en die van anderen niet in gevaar komt.
5.3 De organisatie mag deelnemers diskwalificeren, uit de wedstrijd halen of verdere deelname verbieden bij onsportief gedrag, hinderlijk of gevaarlijk gedrag, het negeren van instructies, fraude, het afsnijden van het parcours of andere overtredingen.
Artikel 6 – Leeftijd en deelnamevoorwaarden
6.1 Voor de 4 Engelse Mijl geldt een minimumleeftijd van 12 jaar.
6.2 Voor de 8 Engelse Mijl geldt een minimumleeftijd van 16 jaar.
6.3 Voor kidsruns, tienerruns en overige onderdelen gelden de leeftijdsindelingen en aanvullende deelnamevoorwaarden zoals gepubliceerd op de website.
Artikel 7 – Verboden begeleiding en voorwerpen
7.1 Begeleiding op fiets, motor, bromfiets, step of ander voertuig is niet toegestaan, tenzij de organisatie daarvoor vooraf uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.
7.2 Het meenemen van huisdieren, kinderwagens, grote objecten of andere voorwerpen die gevaar, hinder of verstoring kunnen veroorzaken is niet toegestaan, behoudens door de organisatie goedgekeurde hulpmiddelen voor deelnemers met een beperking.
Artikel 8 – Tijdslimieten, uitslagen en prijzen
8.1 De organisatie kan per onderdeel tijdslimieten, doorkomstlimieten en sluitingstijden vaststellen. De actuele limieten worden via de website of via deelnemersinformatie bekendgemaakt.
8.2 De officiële uitslagen en klasseringen worden door de organisatie vastgesteld. De organisatie behoudt zich het recht voor uitslagen te corrigeren indien onjuistheden of overtredingen worden geconstateerd.
8.3 Prijzen en klasseringen kunnen worden ingetrokken indien achteraf blijkt dat in strijd met dit reglement, de algemene voorwaarden of het toepasselijke bondsreglement is gehandeld.
Artikel 9 – Medische informatie en noodsituaties
9.1 De organisatie draagt zorg voor EHBO- en noodvoorzieningen passend bij aard en omvang van het evenement.
9.2 Indien op het startnummer of in de deelnemersomgeving ruimte is opgenomen voor medische of noodinformatie, wordt de deelnemer dringend geadviseerd deze gegevens correct en actueel in te vullen.
9.3 De deelnemer verleent de organisatie en medische hulpverleners toestemming om in een acute noodsituatie die maatregelen te treffen die redelijkerwijs nodig worden geacht in het belang van de gezondheid of veiligheid van de deelnemer.
Praktische noot: waar de website of het inschrijfsysteem nadere uitvoeringsregels bevat, gelden die regels als aanvulling op dit document voor zover zij niet in strijd zijn met dwingend recht.